Pourquoi ?
Aujourd’hui, seulement 5% de toutes les factures émises en Belgique le sont de manière 100% numérique.
Les raisons sont les suivantes :
- D’une part, trop peu de factures sont envoyées via Peppol = manque de volume,
- D’autre part, la plupart des comptables ne disposent pas des bons outils pour échanger simplement ces factures numériques = manque de simplicité d’utilisation.
Avec DigiCrowd, nous résolvons le “paradoxe de la poule et de l’oeuf” dans lequel les émetteurs de factures n’osent pas envoyer et les entreprises n’osent pas s’inscrire dans ce mouvement. Afin de mobiliser les comptables et leurs entrepreneurs, nous travaillons sur trois axes stratégiques :
- Effacer les réticences des émetteurs à, par exemple, envoyer leurs factures via Peppol grâce à notre modèle de Guaranteed Delivery.
- Augmenter le volume afin que les récepteurs (les entreprises et leurs comptables) puissent traiter leurs factures d’achat de manière entièrement numérique via le service “Factures d’achat“.
- Accroître la facilité d’utilisation en offrant une solution simple s’intégrant de façon transparente dans le logiciel de l’utilisateur.
Les autres avantages de la facturation électronique :
- La facturation électronique est 75% moins chère que la facturation papier,
- La facturation électronique est beaucoup plus agréable que le traitement des factures PDF transmises par email,
- Un volume garanti grâce à des partenariats avec les gros émetteurs,
- Une législation favorisant de plus en plus l’utilisation des factures entièrement numériques.
Frais d’envoi des factures |
Frais de réception des factures |
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Ces graphiques montrent clairement que la réception et l’envoi de véritables factures numériques dans un format structuré revient nettement moins cher que pour les factures papier ou pseudo-numériques.
Vous économisez 3,24€ par facture envoyée en passant du papier à un format structuré. Par facture reçue, l’économie est de près de 6€ par facture ! Et si vous calculez qu’environ un milliard de factures sont envoyées, le tableau financier devient alors assez intéressant.
Nous croyons dur comme fer que la numérisation, c’est bien plus que la simple conversion d’une facture vers un fichier PDF. Une bonne technologie vous permet de :
- Travailler de manière plus efficace,
- Assouplir le processus métier,
- Simplifier les tâches complexes.
La facturation 100% numérique vous permet, ainsi qu’à vos clients, de recevoir des factures dans le logiciel de votre choix. Cela signifie que vous et votre client n’avez pas besoin de vous connecter à une plateforme externe pour télécharger, scanner ou convertir les factures.
Mais la facturation numérique vous permet également de rationaliser le processus :
- automatisation du processus de validation,
- faire des proposition d’écritures,
- simplifier le processus de paiement,
- envoyer directement un feedback à l’émetteur de la facture :
- payé,
- vu,
- refusé
Grâce à la facturation entièrement numérique, vous et vos clients travaillez ensemble de manière beaucoup plus intelligente et efficace.
- Pas d’erreurs
Vu que les factures sont envoyées dans un format UBL ouvert, les données sont injectées directement dans votre logiciel comptable. Pas d’encodage manuel, ce qui garantit un traitement totalement impeccable. - Les paiements sont traités plus rapidement
- Coopération / collaboration numérique
- Tableau de bord et transparence
Grâce à l’intégration transparente avec les logiciels ERP et de comptabilité, vous et votre client obtenez- une vision claire et rapide de la chaîne d’approvisionnement financière,
- plus de contrôle sur la situation financière de l’entreprise.
Le principe de “Guaranteed delivery” s’est développé au cours de nos conversations avec les grands émetteurs qui exprimaient leurs craintes d’envoyer leurs factures via Peppol. Malgré que le fait que de nombreux émetteurs envoient leurs factures aujourd’hui via Peppol, l’utilisation est plutôt limitée à la facturation B2G (vers le gouvernement).
La bonne nouvelle, c’est que l’infrastructure est en place en Belgique pour envoyer via Peppol à grande échelle.
Comment se fait-il donc que si peu d’entreprises utilisent ces infrastructures pour leur facturation B2B ?
La réponse est simple : les entreprises ne sont pas certaines que leurs clients (le payeur) recevront les factures via Peppol, même si le client est enregistré sur Peppol. Nous constatons par exemple que les utilisateurs d’autres plateformes de facturation électronique ne savent pas toujours qu’ils peuvent recevoir des factures via Peppol.
Par conséquent, les émetteurs n’osent pas mettre en place de stratégie “Peppol first” car ils craignent que leurs factures ne soient pas “vues” par leurs clients.
Avec notre stratégie “Guaranteed delivery”, nous voulons dresser une liste des “entreprises consciemment enregistrées“. L’objectif est de partager régulièrement cette liste entre CodaBox et les émetteurs afin qu’ils identifient avec certitude les clients qui souhaitent recevoir les factures via Peppol.
De cette façon, le volume augmente et, tant du côté de l’émetteur que du destinataire, on a la garantie que la facture arrive chez le client :
- L’émetteur a la garantie que la facture sera livrée au client final via Peppol (le payeur ou, comme décrit ci-dessous, les “sociétés consciemment enregistrées”),
- Si le destinataire est inscrit au service VOILA de CodaBox, il a la garantie qu’il recevra la facture des émetteurs figurant sur notre liste de livraison garantie.
Outre le fait que la facturation numérique constitue un bon indicateur de la maturité numérique d’un pays, elle est également une solution efficace dans la lutte contre la fraude.
Les gouvernements du monde entier incitent les entreprises à franchir le cap de la facturation électronique afin de faciliter la lutte contre la fraude et d’avoir un meilleur contrôle sur le respect de la législation fiscale.
Le réseau ouvert Peppol pour l’échange de documents établit le cadre de la facturation électronique au niveau européen. Beaucoup de pays sont actuellement en train de travailler au déploiement de ce réseau, tandis que des pays comme le Danemark, la Finlande, l’Italie et l’Espagne obligent déjà les entreprises à envoyer leurs factures B2G (business to governement) par cette voie depuis quelques temps déjà. Parallèlement à cela, le volume de factures B2B (business to business) sur le réseau Peppol augmente également.
Ce mouvement se répercute dans d’autres Etats membres. Et, depuis quelques temps déjà, le gouvernement flamand demande à ses nouveaux fournisseurs d’envoyer leurs factures par voie numérique via Peppol ou via la plateforme Mercurius.
Le fait que Singapour opte également pour la directive européenne Peppol pour mener à bien ses ambitions en matière de facturation électronique montre que le réseau est robuste, sécurisé et fiable.
En d’autres termes, il n’y a plus aucune raison de ne pas franchir le pas à la facturation entièrement numérique.
Mais nous comprenons pourquoi la facturation électronique est difficile à mettre en place en Belgique :
- D’une part, il y a un manque de volume car trop peu d’émetteurs utilisent Peppol pour la facturation B2B,
- D’autre part, il y a un problème de simplicité d’utilisation :
- Il y a trop de points de livraison, de plateformes et de logiciels séparés, ce qui rend difficile la centralisation des documents,
- De plus, cette fragmentation rend difficile la coopération entre les entrepreneurs et les comptables. Une véritable collaboration ne devient réalité que lorsque tous les documents et toutes les communications sont réalisés via une plateforme commune.
Avec #digicrowd, nous voulons apporter une réponse concrète à ces problèmes.
Qui ?
DigiCrowd est un consortium initié par CodaBox et ses partenaires qui vise à placer le marché belge des entreprises sur la carte numérique européenne d’ici à fin 2020.
Notre ambition est de mobiliser le plus d’entreprises possible afin de remplir leurs boîtes aux lettres numériques avec des factures électroniques.
En suivant la devise “le réseau gagne toujours”, nous avons décidé d’unir nos forces afin de donner forme à ces projets ambitieux. DigiCrowd est donc une initiative conjointe de CodaBox et ses partenaires.
Comment ?
Avec DigiCrowd nous souhaitons avant tout :
- permettre aux entreprises d’accéder facilement aux réseaux qui leur permettent d’échanger des factures électronique avec leurs comptables,
- faciliter l’accès à l’envoi des factures électroniques,
- promouvoir le format UBL comme norme pour la facturation électronique,
- contribuer aux objectifs du gouvernement en travaillant conjointement à la numérisation des entreprises.